Prima di avviare qualsiasi trattativa commerciale con una controparte cinese è buona pratica condurre alcune opportune verifiche preliminari per tutelarsi.
In primo luogo è consigliabile richiedere sempre al proprio partner cinese una copia della “business licence”, dove sono indicati i dati anagrafici dell'impresa (data di costituzione, sede legale, capitale sociale, oggetto sociale, rappresentante legale). Tali dati potranno essere inoltre verificati sul portale pubblico “National Enterprise Credit Information Publicity”, avendo a disposizione la denominazione sociale dell'impresa in caratteri cinesi. Eventuali altre informazioni più approfondite potranno essere verificate tramite agenzia investigativa locale.
È inoltre opportuno accertarsi che la propria controparte cinese sia titolare di tutte le licenze richieste in Cina per svolgere la propria attività in relazione ad uno specifico settore (ad es. alimentare, medicale ecc.) o attività (import, export, vendita, produzione). Se il prodotto deve essere importato in Europa, occorrerà verificare se il venditore cinese ha ottenuto la certificazione CE.
Una volta superate tutte le verifiche preliminari, si potrà cominciare a negoziare con la propria controparte cinese. Oltre agli aspetti culturali da considerare (che sono stati analizzati in un precedente articolo), si dovrà prestare attenzione anche ad una serie di formalità per assicurarsi che il contratto sia valido da un punto di vista legale. Tra queste formalità possiamo citare le seguenti:
1.Il contratto firmato dovrà includere anche il timbro ufficiale della società cinese. Ecco un esempio di timbro:
2.Il contratto firmato dovrà includere il nome originale della società cinese indicato in caratteri cinesi. Nella pratica commerciale, spesso tali società si presentano con nomi in inglese frutto di una libera traduzione e che non corrispondono sempre alla propria denominazione sociale ufficiale.
3.Occorre ottenere via posta una copia del contratto firmata e timbrata in originale dalla controparte per precostituire una prova valida in caso di eventuali future controversie.
Da un punto di vista sostanziale, è inoltre importante che il contratto sia personalizzato e redatto in modo semplice e chiaro in base alla volontà delle parti. Non è consigliabile usare format di contratti standardizzati e redatti in base a sistemi giuridici diversi (ad esempio quelli anglosassoni), poiché si potrebbero creare problemi in sede di interpretazione ed esecuzione del contratto. Da un punto di vista linguistico, per contenere i costi di traduzione è possibile redigere il contratto in base ad una lingua di comune conoscenza delle parti (ad esempio l'inglese), ma è sempre opportuno tradurre la versione finale concordata in cinese, qualora il contratto debba essere eseguito in Cina.
Nei casi meno complessi, il Contratto potrà essere sostituito da un purchase order o fattura, purché riporti tutte le condizioni essenziali della vendita (termini di pagamento, foro applicabile, quantità, qualità e descrizione del prodotto, tempi di consegna ecc.) e sia timbrato e firmato dalla controparte.
Avv. Lifang Dong e Avv. Chiara Civitelli
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